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166 办公用品的管理方法（第2页）

（1）办公用品购买申请工作流程与标准填写办公用品需求单→统计→递交购买清单→审批→询问价格→审批→购买

①填写办公用品需求单

各部门根据需求填写办公用品需求单，行政部门统计需求。

标准：办公用品的实际需求量。

②统计

行政部汇总并整理出办公用品购买清单。

标准：各部门的实际需求。

③询问价格

行政部要对价格进行分析比较，确定至少3家供货商。

标准：性价比合理。

④财务部审批

财务部审批后确定最终的供货商。

标准：审批程序应该符合公司规定。

⑤购买

供应商提供办公用品，行政部提货验收。

标准：一定要保证质量，严格验收。

（2）办公用品购买工作流程

请购单→制定物品采购计划→选供应商→选购商品→洽谈价格→验收物品提货→入库

①采购计划

企业职能部门根据本部门办公用品的使用情况，递交《办公用品请购单》，并制定采购计划。

采购的标准：必须要合理、及时。

②选购物品

行政部比较各供应商的报价，选择合理的物品。

选购的标准：一定要保证质量。

③洽谈价格

行政部门在进行价格洽谈时，一定要确定合适的价位。

标准：尽量使成本达到最低。

④验收入库

对所购买的产品进行验收，然后入库。

标准：一定要及时有效。

这是某公司办公用品管理制度的范例。

××公司办公用品管理制度

第一章总则

第一条为保证办公用品的有效使用和妥善保管，特制定本规定。

第二条本规定中的办公用品包括：公司给员工个人配置的通信工具、办公桌椅和员工日常工作所需的办公文具。

公司给部门配置的文件柜、传真机、打印机、扫描仪等。

公司公用的办公设备，如公共区域的传真机、打印机、复印机等。

公司为部门购置的书籍、杂志和报刊。

第二章个人办公用品的管理第三条公司行政部须在新员工到岗之前为其配置一套桌椅及一套办公用品。

第四条员工日常办公用品的领用，公司员工领用办公用品必须到行政部填写“办公用品领用登记簿”。公司员工应当自觉爱护公司财产，节约使用办公用品。

第三章部门办公用品的管理第五条除办公文具以外的所有办公用品皆以部门为最小申请单位。

第六条部门申请购买办公用品的程序第一步：部门经理填写《办公用品申请表》。

第二步：将申请表交予公司行政部。

第三步：行政部查对库存或根据业务发展需要统一核准，上报董事长。

第四步：董事长签核。

第五步：行政部将申请结果及购买方式或地点反馈给各部门经理。

第七条部门办公用品领用之后，由部门经理分发办公用品给指定使用人，如使用人更改，部门经理需要到行政部变更记录。

第四章公共办公用品的管理第八条公司公共办公用品由行政部统一管理和维护。

第九条公司所有员工应当爱护公共办公用品，避免浪费。对于公司内部文件资料，提倡使用二手纸。

第十条员工在使用公共办公用品时，如发现机器故障应及时向行政部报修。

第五章附则

第十一条公司根据办公用品使用人追究损坏赔偿责任。

第十二条行政部对各部门使用的办公用品，具有监督管理的职责，发现有浪费行为予以制止，并按办公用品的实际成本在当事人工资中扣除。

第十三条本规定由公司行政部负责解释，自颁布之日起实施。

虽然办公用品看似不值多少钱，但公司每年采购的办公用品总数也是花费不菲的。做好办公用品管理，节省一切不必要的开支。

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